Microsoft Excel

• Táblázatkezelő alkalmazás
• Az excel dokumentumokat (xlsx fájlok) „munkafüzet”-nek nevezzük (workbook), egy munkafüzet munkalapokból áll (worksheet).
• A munkalapon cellák vannak egy betűkkel (oszlopokon) és számokkal (sorokon) megjelölt koordináta-rendszerben.
• Cellák kijelölése, címzése: click, click+húzás, cím beírása (Pl. B50), címtartomány (pl. A:F, 1:10, A5:D6, Munkalapnév!A5:D6)
  • A:F – az A és F oszlopok közötti rész (ezeket is beleértve) összes sora
  • 1:10 – az 1. és 10. sorok közötti rész az összes oszloppal
  • A5:D6 – az a téglalap, ami az A5-ös cellától a D6-os celláig terjed
  • Munkalapnév!A5:D6 – mint az előző, de az egész a „Munkalapnév” nevű munkalapról (sheet-ről)

Cellák

• Minden cellának lehet tartalma és megjelenítési típusa (pl. Szöveg, szám, dátum, szám megjelenítve százalékként stb.)
• Minden cellát lehet formázni vagy örökölhet valamilyen stílusból formázási információkat.
• A cellákba történő adatbevitelt lezárhatjuk enter-rel (az alatta levő cellába kerülünk) vagy tab-bal (a tőle jobbra levőre ugrik).
• Automatikus kitöltés (autofill): adott sorozatokat tud folytatni (kitalálva a szabályt)

Cellák formázása

• Be lehet állítani: betűtípus, méret, szöveg színe és háttér, igazítás (függőlegesen és vízszintesen), szöveg iránya, cellák összevonása, keretek
• Cellastílusok, táblázatstílusok: újrahasználható formázási információk
• Feltételes formázás: a cella kinézete a benne levő értéktől függ

Képletek

• Összefüggés, amivel adott cella értékét meg lehet adni (felhasználva más cellákat vagy konstans számokat)
• Egy cellába úgy lehet képletet tenni, hogy „=” jellel kezdjük
• A képlettel kiszámolt cellák frissülnek, ha változik a képlet valamelyik bemenete.
• Képletek másolása vagy autofill-es kiterjesztése esetén a bennük található sor- és oszlopkoordináták a megfelelő irányba eltolódnak.
  • Pl. A1*B1-et egy sorral lefelé mozgatva A2*B2-t kapunk
  • Pl. 3*C4-et két oszloppal balra mozgatva 3*A4-et kapunk

Relatív és abszolút hivatkozások

• Ha nem szeretnénk, hogy másoláskor vagy kiterjesztéskor változzanak a koordináták, akkor azokat a komponenseket (oszlopot vagy sort), amit rögzíteni akarunk egy „$” karakter kell megelőzze.
• Példák:

        C12 +1sor -> C13
        C$12 +1sor -> C$12

• A $-t tartalmazó koordinátára azt mondjuk, hogy „abszolút” hivatkozás.

Függvények

• Matematikai értelemben: megfeleltetés két halmaz között
• Számítástechnikában: valamilyen bemenetekre valamilyen kimenetet számítunk ki a felhasználásukkal.
• Excel-ben használható jónéhány bepített függvény, paraméterként kaphatnak értékeket, cellákat vagy egész tartományokat (pl. SUM(…)).
• Néhány gyakran használt függvény:
  • COUNT(…), SUM(…), AVERAGE(…), MIN(…), MAX(…), TODAY(), ISBLANK(…), NOT(…), AND(…), OR(…)
  • IF(…,…,…), COUNTIF(…), SUMIF(…), AVERAGEIF(…)
  • VLOOKUP(…) keresés

Feladatok:

• Hány terméknek van 20 lej alatti ára (COUNTIF)?
• Adott nevű terméknek mennyi az egységára és milyen egységben mérik (VLOOKUP)?
• Mennyi a kg-ban árult termékekből eladott összmennyiség? (SUMIF)

Adatvalidálás (Data Validation)

• Meg lehet adni megszorításokat arra, hogy milyen értékek kerülhetnek egy-egy cellába (tartományba)
• Data / Data Tools / Data Validation alatt érhető el
• Lehet explicit szabály (pl. szám 0 és 100 között) vagy lista (pl. legyen az egyik megye)

Nevek / változók (Name Manager / Define Names)

• Olyanok, mint a változók: egy névhez rendelhetünk képletet vagy értéket
• Felhasználhatók más képletekben (pl. ÁFA-kulcs)

Szűrés és rendezés

• Bizonyos sorokat el lehet rejteni vagy megjeleníteni szűrőkkel, illetve rendezni őket egy vagy több kritérium szerint (Data / Sort, Filters)

Diagramok (charts)

• Adatvizualizációban segítenek
• Létezik több típus (pl. oszlopdiagramok, kördiagramok, vonaldiagramok stb.)
• Be lehet állítani az elemeik kinézetét, pl. cím, tengelyek mentén értékek és szöveg, jelmagyarázat, szűrés.

Nyomtatás

• File / Print illetve PageLayout menü + View alatt a nézet átállítása
• Be lehet állítani: lapméret, szegélyek, álló vagy fekvőhelyzet, hány másolatot készítsünk stb.
• Page Layout / Print titles – sorok vagy oszlopok megismétlése minden oldalon
• View / Page Break Preview – be lehet állítani, hogy meddig tartsanak az oldalak
• View / Page Layout – lehet címet / fejlécet / láblécet hozzáadni a kinyomtatott oldalakhoz

Kimutatások, összesítések (Pivot tables)

• Bizonyos tulajdonságok szerinti összesítést tesz lehetővé (darabszám, összeg, átlag, stb.)
• Insert / Pivot Table

További funkciók:

• Data / Outline / Group – sorokat / oszlopokat lehet csoportosítani, majd összezárni
• Data / Outline / Subtotals – (valamely oszlopon) azonos értékkel rendelkező sorokból csoportokat gyárt és a minden csoport után beszúr egy részösszeg-sort
• Data / What-IF / Goal Seek – ki tudja találni, hogy milyen érték kellene egy cellába adott cél teljesüléséhez
• Protection, egyrészt Home/Font alatt beállíthatjuk, hogy mely cellák legyenek lock-olva, majd Reivew / Protect Sheet-tel beállítható egy jelszó, minek következtében csak azok tudják a védett cellákat szerkeszteni, akik ismerik a jelszót (a háttérben az xml fájlok módosításával kijátszható). A Protect Workbook pedig a munkalapok beszúrását / törlését blokkolja.
• Makrók: eseménysor rögzítését, illetve az Excel programkóddal történő vezérlését teszik lehetővé.